Att anställa eller ta hjälp externt?

När ska jag anställa en rekryterare?
Eller skall jag ta in extern hjälp?

En nätverkskollega frågade mig nyligen:
"När är det dags att anställa en intern HR-person eller rekryterare?"

Min spontana reaktion var att det är först när ni faktiskt har tillräckligt med arbete att fylla deras dagar med och har råd att anställa en specialist.

Fram tills dess kan det vara klokt att samarbeta med konsulter eller byråer som har rekrytering som sin kärnverksamhet. Det blir ofta både bättre och billigare.

Vad kostar en intern rekryterare?

Låt oss ta ett konkret räkneexempel:

Det är alltså över 870 000 kr per år, oavsett om ni rekryterar 20 personer eller bara 3.

Vad kostar extern rekryteringshjälp?

Med en extern partner betalar du endast när du faktiskt har ett rekryteringsbehov.
Säg att ditt företag har omkring 30–50 anställda och växer med 5–10 personer per år – ett ganska vanligt scenario i tillväxtbolag.

Med ett snittpris på 50 000 kr per rekrytering (för specialiserade tjänster), blir räkneexemplet:

Du sparar alltså mellan 370 000 och 620 000 kr per år, och slipper dessutom kostnader för verktyg, annonsering, utbildning och ledning av en intern funktion samt frånvaro av olika slag.

Men vad händer om vi behöver mer än bara rekrytering?

Det är en vanlig fundering. Här är några typiska argument – och hur du kan tänka kring dem:

"Rekryteraren kan ju göra andra saker också"

Det kan fungera, men det är viktigt att tydligt definiera vad personen ska leverera. Om rekrytering bara blir en del av tjänsten finns risken att den delen inte blir varken träffsäker eller effektiv.
Med en extern partner får du fullt fokus, expertkunskap och struktur – utan att du behöver lägga tid på ledning och upplärning samt inköp av HR-system.

"Vi behöver en intern HR-person, inte bara någon som rekryterar"

Absolut, det är ett naturligt steg för många företag. Men ofta är rekrytering det mest akuta och konkreta behovet. Att kombinera strategisk HR med operativ rekrytering i en och samma roll fungerar sällan bra i praktiken.
En smart lösning är att ta extern hjälp med rekrytering, så kan ni lägga grunden för en bredare intern HR-funktion när behovet är mer omfattande och tydligt.

"Vi letar efter någon som både kan rekrytera och sköta inköp"

Då är det inte en rekryterare ni söker – utan en generalist eller administrativ allroundperson. Det kan fungera, men det innebär också att rekryteringskvaliteten och de andra arbetsuppgifterna riskerar att bli lidande. Fundera på om det går att separera uppdragen: låt den interna rollen hantera sina kärnuppgifter, och låt en extern specialist säkerställa att rätt personer blir anställda.
Inköpsfunktionen, och fler med den, går ju också utmärkt att anlita extern hjälp när ni behöver. Kärnkompetens är viktig!

När är det dags att bygga internt?

Tre tydliga signaler att hålla utkik efter:

• Ni rekryterar 15–20 personer per år eller fler

• HR-frågorna breddas och innefattar till exempel arbetsmiljö, ledarskap, avtal och policies

• Ni vill bygga en långsiktig, strategisk intern HR-funktion

Sammanfattning

Att bygga en intern HR- eller rekryteringsfunktion är rätt i vissa faser – men för många tillväxtbolag kan det vara för tidigt och för resurskrävande.
Extern hjälp ger dig tillgång till specialistkompetens, flexibilitet och korta ledtider – samtidigt som du slipper onödiga fasta kostnader.

Vill du ha träffsäkra rekryteringar utan att binda upp kapital i fasta tjänster?
Börja med en partner som förstår dina behov. När tiden är mogen kan ni bygga vidare internt – men då på en stabil grund.

(Exemplen ovan kan användas på andra relevanta roller, inte bara rekryterare.
T.ex. inköpare, säsongsarbetare, marknadsförare, specialister av olika slag m.fl.)